Бухгалтерия и ЭТрН с 1 сентября 2026: что меняется в работе
С 1 сентября 2026 года меняются правила работы с перевозочными документами. Для бухгалтерии это означает переход от бумажного документооборота к электронному и появление нового цифрового следа по каждой перевозке.
Разбираемся, что изменится в работе бухгалтера и на что обратить внимание при переходе на ЭТрН.
Что меняется с 1 сентября 2026 года?
В электронный формат переходят основные перевозочные документы:
Транспортная накладная
Заказ-заявка
Экспедиторские документы.
Для бизнеса это означает, что документы по перевозке теперь нельзя передавать на бумаге между водителем, логистом и бухгалтерией. Если компания не соответствует списку исключений, электронные документы становятся обязательными.
Все действия участников фиксируются в информационной системе. Можно увидеть, кто сформировал документ, кто его подписал и на каком этапе находится перевозка.
Что важно бухгалтеру?
Главное изменение — бухгалтер получает документы быстрее. После завершения перевозки подписанные ЭТрН не нужно ждать от водителя и вручную переносить данные в учётную систему.
Электронные документы можно автоматически передавать в бухгалтерскую программу и хранить в электронном архиве. Это сокращает ручную работу и риск потери документов.
При этом бухгалтеру важно контролировать не только наличие ЭТрН, но и корректность данных в документе: сведения о перевозчике, автомобиле, грузе, маршруте, стоимости перевозки и участниках.
Электронная подпись и полномочия
Подписывать ЭТрН могут не только руководители. Это могут делать сотрудники, которым переданы соответствующие полномочия.
Для подписания используются электронные подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД). Поэтому компании важно заранее определить, кто и какие документы подписывает, оформить необходимые полномочия и настроить работу сотрудников с электронной подписью.
Цифровой след перевозки
В электронном документообороте каждое действие оставляет цифровой след. Система фиксирует создание, изменение, подписание и передачу документа.
Для бухгалтерии это полезно при проверках и разборе спорных ситуаций: можно восстановить историю документа и понять, кто и когда совершил определённое действие.
При этом электронный документооборот требует более внимательного подхода к данным: ошибки в реквизитах, полномочиях или подписании могут повлиять на дальнейшую обработку документа.
Как подготовиться?
До перехода на обязательный электронный формат стоит:
Определить, какие перевозочные документы использует компания
Проверить электронные подписи сотрудников
Оформить МЧД для тех, кто подписывает документы от имени организации
Проверить интеграцию ЭДО с учётной системой
Определить ответственных за оформление и проверку ЭТрН
Настроить электронный архив.
Подключите Saby, чтобы бухгалтерия получала корректные электронные документы и могла контролировать весь цифровой след перевозки.