Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: что подготовить бизнесу
С 1 сентября 2026 года правила работы с перевозочными документами меняются: бизнесу предстоит перейти на электронное оформление основных документов, связанных с перевозкой.
Рассказываем, какие документы затронут изменения, кто участвует в электронном обмене и что нужно подготовить заранее.
Какие документы переходят в электронный формат?
В электронном виде оформляются основные документы, которые сопровождают перевозку:
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронный заказ-заявка
Электронные экспедиторские документы.
Они связаны между собой и позволяют проследить перевозку от оформления заказа до её завершения.
Как работает электронный документооборот?
Документы создаются в учетной системе контрагента и передаются участникам перевозки. Каждый участник подписывает свою часть электронной подписью.
После завершения перевозки документы остаются в электронном архиве. Их не нужно распечатывать, передавать водителю или возвращать в бухгалтерию на бумаге.
Электронный формат также позволяет видеть статус документа и быстрее находить ошибки или незавершённые этапы.
Saby объединяет электронный документооборот и управление перевозками: в одной системе можно работать с ЭТрН, заказами-заявками и другими перевозочными документами, подписывать их, отслеживать статусы и хранить в электронном архиве.
Кто участвует в обмене?
В зависимости от перевозки в электронном документообороте участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор.
Для сотрудников, которые подписывают документы от имени организации, необходимо заранее настроить электронные подписи и полномочия. Если сотрудник действует от имени организации, используется машиночитаемая доверенность (МЧД).
Что даёт переход на ЭПД?
Для бизнеса электронные перевозочные документы означают:
Меньше затрат на печать и хранение бумаги
Меньше ручного ввода данных
Более быстрое получение документов бухгалтерией
Контроль статусов перевозки онлайн
Единый электронный архив
Возможность быстрее разбирать спорные ситуации благодаря истории действий с документом.
Особенно заметный эффект будет у компаний с большим количеством перевозок: чем больше документов проходит через бизнес, тем больше времени занимает их ручная обработка.
Как подготовиться к изменениям?
В первую очередь стоит проверить:
Какие перевозочные документы использует компания
Подключён ли бизнес к оператору информационной системы электронных перевозочных документов
Есть ли у сотрудников необходимые электронные подписи
Оформлены ли МЧД для тех, кто подписывает документы по поручению компании
Настроена ли интеграция с учётной системой
Понимают ли сотрудники, кто и на каком этапе должен оформлять и подписывать документ.
Подключите Saby и подготовьте электронный документооборот к изменениям 2026 года.